Сумма технологий (U-exocortex) - Моя методология организации и взаимодействия с информацией
Введение
Сегодня перегрузка информационными потоками для подобающего большинства людей - уже данность. И далее просто невозможно оставаться эффективным в своей деятельности без использования инструментов и методологий при работе с информацией.
В этой статье я хочу рассказать о применяемой мной методологии работы с информацией, которую я назвал Сумма технологий (U-exocortex). Эволюционно у меня сформировалась эффективная система, основанная на использовании определённых сервисов и приложений, совокупная работа которых позволяет качественно управлять потоками информации.
Эта система помогает мне хранить, управлять, обрабатывать и взаимодействовать с информацией, а также эффективно планировать и выполнять свои задачи и в целом в организации жизни.
Как технологии делают жизнь эффективнее и счастливее
Перед тем как перейти к описанию системы, я хочу остановиться на концепции экзокортекса. Экзокортекс – это внешняя память и способ обработки информации, основанные на использовании современных технологий. Грубо говоря симбиоз физического и внешнего мозга. В каком-то роде это выгрузка данных из ОЗУ в ПЗУ.
Это позволяет хранить большие объёмы структурированных данных, освобождая мозг для более важных, операционных задач, таких как творчество, решение проблем и принятие решений.
Использование концепции экзокортекса поможет значительно увеличить эффективность, поскольку мы становимся более организованными, последовательными и лучше управляем нашими задачами и проектами.
Основные компоненты моей системы
Trello – гибкий планировщик и организатор задач.
The Brain – программа для построения и хранения знаний и информации.
Telegram – мессенджер для быстрой записи и передачи заметок и идей.
Whisper-GPU - открытая разработка для использования нейросети Whisper для транскрибации речи в текст.
Dailio - мобильное приложение для ведения ежедневного дневника в удобной форме и со статистикой.
ActivityWatch - инструменты мониторинга для десктопных и мобильных систем.
EyeLeo - приложение для интервального отдыха при работе за ПК и напоминании о разминках.
f.lux - приложение для управление оттенками синего на экране монитора с учётом времени рассвета и заката солнца.
Trello: гибкий планировщик и организатор задач
Trello является центральным инструментом в моей системе, как гибкий динамический планировщик. Я использую его для планирования всех аспектов моей жизни, начиная от текущих задач и заканчивая долгосрочными планами, идеями и проектами.
В основном, большинство пользователей используют Trello для ведения проектов и рабочих процессов. Я предлагаю перенести на него всю свою жизнь: планы, цели, задачи.
Допустим, у нас есть планы на различные периоды времени: от сегодняшнего дня до года или даже на всю жизнь. Разделяем их на следующие категории: "нужно сделать", "уже выполнено", "задачи на сегодня", "задачи на неделю/месяц" и т.д.
Можно добавить и другие поля, такие как "мяч на моей стороне" (отвечаю ли я за выполнение задачи или это зависит от кого-то), "мяч на чужой стороне" (если ожидаю решения извне). У меня в Trello порядка 18 полей, в которые вносятся задачи согласно категориям.
Каждая задача может содержать ссылку на запись в TheBrain, напоминание, календарь и TODO списки. Каждый день я пересматриваю задачи с учётом текущей обстановки, могу их переносить из одних списков в другие или переносить на другой день, если планы изменились. Это и есть динамическое планирование, которое учитывает множество факторов, текущий статус, дату и фактический результат - вероятные факторы изменяющейся среды.
Я также создаю кластеры задач и связываю их между собой по определенным параметрам. Каждое утро начинается с просмотра списка задач на сегодня и планирования дня с учётом возможности выполнения задач, а также градации по их важности в текущих обстоятельствах.
Еще одно преимущество Trello - возможность декомпозировать задачу на мелкие шаги и отслеживать прогресс до ее завершения. Для каждой задачи есть TODO список, который помогает описать шаги решения задачи и отмечать выполненные шаги, с визуализацией прогресса до момента завершения.
Каждая задача может содержать напоминания, календарь, подзадачи и другие элементы, чтобы помочь мне эффективно выполнять ее.
Советую также пользоваться маркерами задач - по факту это цвета и лейблы, которыми можно маркировать задачи. Так у меня есть личные, семейные, бизнес, здоровье, срочные, спорт и другие. И каждый из маркеров я определил отдельным цветом, который у меня ассоциируется с определённым кластером. И даже по цветам уже видно какие задачи являются важными и к какому кластеру относятся.
Добавлю, что в рамках моей методологии вместо Trello (аккаунты из РФ активно блокируются :( ), может быть и любой другой инструмент с наличием канбан доски. С точки зрения потери приватности это самое уязвимое место. В идеале нужно иметь собственноручно поднятый на своем сервере инструмент канбана и работать исключительно в нём. Я к этому иду.
Полные бекапы делаю с учетом аттачей с помощью https://github.com/jtpio/trello-full-backup. Плюс я создал небольшой инструмент для сбора статистики из файлов бекапов, пользуйтесь.
The Brain – это программа, которая помогает мне хранить и структурировать информацию. В ней я создаю граф знаний, который охватывает различные аспекты моей жизни, такие как здоровье, спорт, семья, образование, саморазвитие и бизнес. Я использую The Brain для хранения данных, статей, цитат, идей, биографий и других интересных фактов, которые я нахожу во время исследований и чтения.
The Brain - мой второй мозг. Раньше мне приходилось запоминать многое, держать открытыми множество вкладок и везде хранить разрозненные данные - в блокнотах, тонны открытых вкладок в браузере, записи на листочках и т.д. Теперь все собрано в одном месте и строго структурировано, начиная от верхнего уровня в виде жизни в целом и заканчивая отдельными её элементами и подпунктами.
Там есть разделы здоровья, образования, спорта, саморазвития, мышления, программирования, управления проектами, бизнесом и т.д. В разделе здоровья например есть подразделы, такие как статьи о правильном питании, о витаминах, статьи о спорте и т.д. В разделе образования есть обучение языкам программирования, языки, фреймворки, участки кода и т.д. Все это образует огромный граф знаний, который помогает мне получать информацию по тегам, по нечетким запросам и в целом на основе логически выстроенной структуры, которая отпечатана в голове :).
Самый сок в том, что TheBrain позволяет создавать связи между разными данными, так например статьи о здоровье пересекаются со статьями из раздела о спорте. Очень много связей в разделе программирования, т.к. совокупность данных очень связана между собой. И легко видеть эти связи наглядно.
Важно отметить, что The Brain по-умолчанию синхронизирует записи и делает автоматические бекапы на своих серверах. Желательно выключить эту опцию в настройках. А для особо смышленных, лучше перекрыть приложению доступ в интернет файерволом.
Telegram: быстрая запись и передача заметок и идей
Telegram уже давно превратился из простого мессенджера в полноценную экосистему и социальную сеть, где собралось прогрессивное человечество. Telegram изменил способ удаленного взаимодействия и коммуникаций между людьми. В рамках моей концепции организации жизни, Telegram также предлагает много возможностей, например, создание приватных групп по жизненным задачам и быстрый перенос информации между устройствами. Это просто невероятно полезный инструмент для повышения эффективности как в отдельности, так и в рамках моей общей методологии.
Я использую Telegram в том числе и для быстрой записи и передачи заметок и идей между устройствами. Я создал специальные группы для себя, в которых храню свои идеи, мысли и ссылки на найденные интересные материалы. При наличии свободного времени, я просматриваю эти группы и переношу важную информацию в TheBrain и Trello в соответствующие разделы.
Telegram используется мной в качестве записной книжки для записи мыслей и идей, которые появляются в течение дня, или для сохранения интересной информации из других каналов и групп.
Telegram выступает синхронизатором данных на всех моих устройствах, и если TheBrain - это долгосрочная память, то Trello - это ОЗУ (инструмент для управления и планирования).
Не забывайте о безопасности при использовании Telegram! Благо сейчас есть возможность устанавливать пин-код на доступ к приложению и 2fa код для защиты от атак с подменой сим карты.
Ведение ежедневного дневника в Dailio
Одним из ключевых элементом моей системы является ведение ежедневного дневника, по сути беклога пройденного дня, в приложении Dailio. Это позволяет мне отслеживать свои достижения, результаты за день, настроение, активности и саморефлексировать над своими действиями каждый день. Я записываю в дневнике следующие категории:
- Дела дня: перечисляю все задачи и дела, которые выполнил в течение дня.
- Результаты: анализирую результаты своих действий и оцениваю их эффективность.
- Рефлексия: делаю самоанализ и обдумываю свои успехи и неудачи, пытаясь выявить слабые места и разрабатываю пути улучшения и повышения эффективности.
Как результат планирование следующего дня - на основе результатов саморефлексии планирую свои задачи и дела на следующий день, уделяя особое внимание тому, как я могу улучшить свои результаты и повысить эффективность.
Основная задача данного приложения - мониторинг повседневной деятельности при работе за компьютером или смартфоном. Система является опенсоурсной и не отсылает данные на внешние сервера. Так же она позволяет сохранять активность в сыром виде для последующей более глубокой аналитики например в pandas. Это дополнительный источник данных и инструмент для анализа эффективности рабочих часов - части дня, на которую тратится бОльшая часть времени.
Использование локальной версии Whisper-GPU
Тут можно использовать голосовые сообщения в Telegram с транскрибацией, но я люблю когда я лично контролирую свои данные. Локальная версия Whisper-GPU – это мощный инструмент, который помогает мне быстро и эффективно создавать текстовые заметки. Я использую его для свободной записи голосовых заметок, которые затем автоматически преобразуются в текст. Это позволяет мне сохранять свои идеи и мысли в удобном для моего мозга формате, а затем структурировать их в TheBrain и Trello.
Важно отметить, что эта нейросеть локальная и информация не передаётся на внешние сервера, что помогает сохранять свои идеи в приватности, а наличие функции активатора голоса позволяет записывать только когда вы что-то произносите, в остальное время система ожидает.
Увлёкшись работой, интересным чтением или заигравшись в игрушки, мы напрочь забываем о перерывах и не контролируем время пребывания за экраном. EyeLeo просто незаменим в роли заботливой мамы, периодически блокирующей вашу активность и напоминая о необходимости сделать перерыв.
Я отключил в настройках возможность скипать перерывы и делаю десятиминутные разминки на поясницу с приседаниями и вешу на турнике. Правильный режим работы и отдыха позволяет сохранять здоровье позвоночника, глаз и благоприятно воздействует на кровоток в тазобедренной части тела.
Я думаю, большинство читателей и так осведомлены о влиянии синего цвета на зрение, сон человека и уверен, пользуются возможностью делать цвета экрана более тёплыми в ночное время суток. И хотя в последних версиях ОС есть встроенный параметр, который отвечает за эту функцию, я всё же оставлю эту программу здесь. Т.к. ночью глаза меньше устают от тёплых цветовых тонов, а днем от ярких и холодных, f.lux определяет ваши координаты, высчитывает закат и рассвет и автоматически регулирует оттенки синего, сохраняя Ваше зрение.
В рамках общей концепции повышения эффективности данный трюк ощутимо сказывается на здоровье и продуктивности, если необходимо работать в ночное время суток. И не забывайте так же использовать аналогичную возможность встроенной функции в вашем смартфоне!
ChatGPT – это инструмент на основе ИИ, который помогает мне структурировать и обрабатывать большие статьи на любых языках, делать из них текстовые заметки и сохранять инсайты и посетившие меня идеи. Я использую его для анализа и синтеза информации, а также для структурирования идей и планов. Можно добавлять в контекст идеи, какие то внешние ссылки и тексты, просить проанализировать или покритиковать идею, поискать дополнительную информацию.
Помимо этого я использую ИИ в учебе, для освоения сложных тем из разных предметных областей, использую при подготовке материалов для написания статей и заметок и т.д.
Как внедрить "Сумму технологий"?
Предвосхищая первую мысль в голове читающего:
С каких шагов ты посоветовал бы начать, вот чтоб с этого момента взять и вкататиться?
Для начала я бы рекомендовал изучить каждый из инструментов по отдельности. Начать я бы рекомендовал с Trello, например посмотреть видео тьюториалы и попробовать разложить какие-то свои дела по спискам, начать вести ежедневное планирование.
Далее стоит установить TheBrain и попробовать создать структуру своей жизни (знаний по категориям) в виде графа, начать её заполнять исходя из потока поступающей информации и из уже имеющихся у вас данных.
Далее я бы порекомендовал начать вести дневник на ежедневной основе. Писать о своих выполненных делах за день, активностях и наблюдениях на их основе. Если сложно писать сразу содержательные осмысленные наблюдения за собой, можно формировать список выполненных дел и постепенно пытаться оценивать их.
В течении дня мы используем множество приложений, браузер, мессенжеры, а приложение WatchActivity записывает вашу активность. Я ежедневно просматриваю эту активность, сравниваю с поставленными задачами, над которыми я работал днем, замеряю прокрастинацию, а завершённые дела переношу в Dailio.
EyeLeo и f.lux это те инстурменты, которые стоит внедрить абсолютно всем, особенно своим детям, для заботы об их здоровье.
Естественным образом внедрить все инструменты и организовать их в экосистему за несколько дней будет сложно. Можно постепенно внедрять их поочередно и смотреть что резонирует лично Вам.
Заключение
Вышеописанная система позволяет мне эффективно агрегировать, хранить, обрабатывать и взаимодействовать с информацией, а также эффективно планировать и выполнять задачи. Она основана на использовании концепции экзокортекса и включает в себя ряд инструментов, таких как Trello, TheBrain, Telegram, Dailio, Whisper-GPU, EyeLeo, f.lux и ChatGPT.
Эта система помогает мне быть более организованным, эффективным и счастливым в своей личной и профессиональной жизни. Я постоянно ищу новые возможности повышения эффективности и пробую новые инструменты, которые мне срезонируют в рамках моей "Суммы технологий".
Я надеюсь, что эта статья будет полезна вам и поможет создать свою собственную эффективную систему работы с информацией и задачами.
Я же постараюсь поддерживать её актуальность и по мере введения новых инструментов буду дополнять её.
В комментариях хотелось бы увидеть как планируете вы, какие инструменты используете, как остаётесь эффективными и продуктивными?